Längst vorbei sind die Zeiten, in denen wir in riesigen Ordern Faxanmeldungen gesammelt haben. Dann kamen die Zeiten, in denen Teilnehmer online Formulare ausgefüllt haben, die wir dann in ebenso riesige Excel-Listen übertragen haben. Schon besser – immerhin übernahm das Programm das lästige Sortieren und Zählen.

In der schönen neuen Welt des webbasierten Teilnehmer-Managements ist alles viel einfacher und damit für unsere Kunden kostengünstiger: Mit unserem neuen, speziell für die Bedürfnisse unserer Kunden entwickelten Service-Plattform erstellen wir im Backend mit geringem Zeitaufwand und ohne weitere Schnittstelle mit der Programmierung individuelle Veranstaltungswebsites, die neben der eigentlichen Registrierung für die Veranstaltung alle Infos rund um das Event beinhalten.

Die technischen Möglichkeiten des webbasierten Teilnehmer-Managements sind verblüffend: Teilnehmer stellen sich ihre persönlichen Agendas zusammen, stimmen im Vorfeld oder sogar live auf der Veranstaltung über bestimmte Themen ab, qualifizieren sich per online Fragebogen für Workshops, verwalten ihre Reisedaten.

Das System übernimmt die gesamte Korrespondenz wie Anmeldebestätigung, Reminder etc. und gewährt dabei die hohen Sicherheitsstandards, die unsere Kunden für sensible Daten, wie z.B. Passnummern, fordern. Und ganz nebenbei liefert es auch noch die Raumplanung für komplexe Events, wie z.B. Produkt-Trainings.

Mit der zum System gehörigen App haben die Teilnehmer außerdem stets und überall Zugang zu den hinterlegten Daten oder können sich schnell und unkompliziert per Smartphone anmelden.

Auf Agenturseite hält die Projektleitung mit regelmäßigen Kontrollen ein wachendes Auge über die Daten; denn selbst das beste System hat seine Grenzen, und Veranstalter brauchen auch im virtuellen Zeitalter immer noch den Blick für menschlichen Bedürfnisse. Wir wissen: Keine noch so moderne App kann die freundliche Stimme unserer Mitarbeiter an der guten alten Veranstaltungs-Hotline ersetzen, die mit unendlicher Geduld in allerlei Sprachen auf die persönlichen Sorgen und Wünsche von Teilnehmern eingeht.