It’s the same every year – business booms for us in the springtime. At the end of April crates of event material pile up in our offices; many of the year’s events are decided within these few weeks. Taking stock so far: 30 laminated A3 signs (signs for a large VIP event in Berlin), 300 name tags, 20 lunch menus for the Reichstag (smaller incentive weekend trip in Berlin), 100 menu cards for a salesforce conference in lovely Lisbon, matching table cards, 15 lovingly hand-bound road books for an adventure weekend in Bilbao, matching envelopes with motorway tolls, welcome letters for the hotel rooms, 100 poker instructions for a kick-off meeting in Münster.

During these hectic days of spring our office is like a pre-Christmas elves’ workshop where everything is spiral-bound, laminated, printed, folded, enveloped and packed. “How boring,” you may think. Far from it! For days, weeks and months we pore over concepts and presentations. We roll our sleeves up and work out calculations, billing and hotel contracts. (Anyone who has tried to make a Commission statement to a Spanish hotel knows what I mean …). We confer with the accountant about VAT rates in Stockholm or rack our brains for inspiration over 3D projections, floor plans and missing emission surcharge refunds on airplane tickets.

Anyone who has worked for a while in project management of major events, knows how engrossed you become in the simple, manual activity where you can, for once, switch the brain off. Folding menus for hours with a stoic indifference is like taking a short break, with the satisfaction of visible and tangible results.

So the laminator becomes the Zen garden of the event agency, the meditative  task of spiralling and folding allowing the overheated project leader’s brain to rest. Off to fold the next set of table cards, right there in the here and now.

Im Frühling haben wir Hochkonjunktur. Das ist jedes Jahr so. Ende April stapeln sich in zunehmenden Maße Kisten mit Event-Material in unseren Büros; jetzt laufen innerhalb von wenigen Wochen ein Großteil der Veranstaltungen des Jahres. Bestandsaufnahme vom heutigen Tag: 30 laminierte DIN A3 Schilder (Beschilderung für großes VIP Event in Berlin), dazu 300 Namensschilder. 20 Menükarten für Lunch im Reichstag (kleineres Incentive-Wochenende in der Hauptstadt). 100 Menükarten für Außendienst-Tagung in Lissabon (schick!), dazu passende Tischaufsteller. 15 Roadbooks, liebevoll von Hand gebunden, für Erlebniswochenende in Bilbao, dazu passende Umschläge mit Autobahngebühren, Begrüßungsschreiben zur Verteilung auf dem Hotelzimmer. 100 Poker-Anleitungen für Kick-off-Meeting in Münster (großartig!)

Unser Büro gleicht in diesen hektischen Frühlingstagen einer vorweihnachtlichen Wichtelwerkstatt: Überall wird spiralisiert, laminiert, gedruckt, gefalzt, kuvertiert und verpackt. „Wie öde“, könnte man denken. Weit gefehlt! Tage-, wochen-, monatelang brüten wir über Konzepten und Präsentationen. Sitzen mit rauchendem Kopf über Kalkulationen, Abrechnungen und Hotelverträgen. (Wer einmal versucht hat, eine Kommissionsrechnung an ein spanisches Hotel zu stellen, weiß, was ich meine…) Konferieren mit dem Steuerberater über Mehrwertsteuer-Sätze in Stockholm oder Malta. Zermatern uns das Gehirn über 3D-Projektionen”, Raumpläne und fehlende Emissionszuschlagserstattungen (das Wort allein verursacht Kopfschmerzen) bei Flugtickets.

Jeden, der eine Weile im Projektmanagement größerer Veranstaltungen gearbeitet hat, packt diese Sehnsucht nach simpler, manueller Tätigkeit, bei der man das Hirn einfach mal abschalten kann. Stoisch-gleichmütig ein Stündchen lang Menükarten falten kommt einem Kurzurlaub gleich, bei dem es ausnahmsweise nicht so scheint, als hinge von der nächsten zu treffenden Entscheidung der Weltfrieden ab. Außerdem produziert man endlich mal ein unmittelbar sichtbares Ergebnis. Welch‘ Befriedigung!

So wird das Laminiergerät zum Zen-Garten der Eventagentur, beim meditativen Spiralisieren und Falzen kommt das überhitzte Projektleiterhirn zu Ruhe und alle Last fällt für ein paar köstliche Momente von uns ab. Frei und gelöst falten wir den nächsten Satz Tischaufsteller, ganz im hier und jetzt.